POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

Código G5-DE-0

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

NOMBRE DE LA EMPRESA:   PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN:   La Empresa tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, ubicada en la Cra. 11A No. 93 – 93 Of. 303

TELEFONO:   (57-1) 610 62 30 

2. OBJETIVO GENERAL 

Garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA., ha obtenido legalmente información, conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos en concordancia con la normatividad vigente (Artículo 2.2.2.25.3.2/.3 Sección 3 Capitulo 25 del decreto 1074 de 2.015). 

3. NORMATIVIDAD APLICABLE 

-  Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia

-  Ley 1266 de 2008 y concordantes

-  Ley 1581 de 2012

-  Decreto 1377 de 2013

-  Decreto 1074 de 2.015
-  Y demás normas de las modifiquen, deroguen o sustituyan 

4. DEFINICIONES

4.1  Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.

4.2  Autorización del Titular: el Tratamiento requiere una autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

4.3  Autorización Previa: significa que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a mas tardar en el momento de la recolección de los Datos personales.

4.4  Autorización Expresa: quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto; se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que La Empresa realice el tratamiento de sus Datos.

4.5  Autorización Informada: significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente los datos personales que serán recolectados, la identificación y datos del contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento, finalidades especificas del tratamiento que pretende realizar, cuales son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales.

4.6  Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4.7  Base de datos: conjunto de datos personales que sea objeto de tratamiento.

4.8  Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinantes o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

4.9  Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

4.10  Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

4.11  Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

4.12  Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones                       sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.

4.13  Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

4.14  Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

4.15  Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

4.16  Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.

4.17  Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4.18  Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos           personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.19  Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4.20  Fuente de Información: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación o de un servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.  

5. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios: 

5.1    Principio de la Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

5.2    Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que se realice o a la cual se tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser               informada al respectivo titular de los datos personales.

5.3  Principio de Libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

5.4  Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.5   Principio de Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

5.6  Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a lostitulares o terceros autorizados conforme a la ley.

5.7  Principio de Seguridad: la información de los datos personales se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8  Principio de Confidencialidad: Todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos datos personales sean de objeto de tratamiento por parte de la Empresa, tienen los siguientes derechos: 

6.1  Conocer los datos personales sobre los cuales PANAMERICAN está realizando tratamiento.

6.2  Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto al uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

6.3  Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el tratamiento de sus Datos Personales.

6.4  Solicitar a la Empresa la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante una comunicación formal.

6.5  Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de tratamiento.

6.6  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complemente, previo trámite de consulta o requerimiento ante la Empresa. 

7. OBLIGACIONES DE PANAMERICAN INSTRUMENTS FRENTE A LOS TITULARES DE LOS DATOS 

La empresa reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares y que únicamente ellos podrán decidir sobre éstos. En este sentido, se hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea autorizado.

En los términos de la ley y para efectos de interpretación y aplicación, PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA. se basa en los principios constitucionales y legales en el tratamiento de Datos Personales como son: 

-  Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos 

-  Principio de finalidad

-  Principio de libertad

-  Principio de veracidad o calidad

-  Principio de transparencia

-  Principio de acceso y circulación restringida

-  Principio de seguridad

-  Principio de confidencialidad 

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la Empresa, los siguientes: 

-   Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

-   Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

-   Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

-   Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

-   Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

-   Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.                             Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

-   Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

-   Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

-   Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

-   Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

-   Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

-   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

-   Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

-   PANAMERICAN hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

8. FINALIDAD

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA. con las siguientes finalidades: 

8.1  Para contratación de personal, envío de información y demás con la relación laboral establecida.

8.2  Información de socios. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos.

8.3  De clientes. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes mediante el envío de información relevante toma y confirmación de pedidos, atención de quejas y reclamos, certificaciones comerciales, entre otros.

8.4  Proveedores y terceros. Relación comercial.

8.5  Clientes y Proveedores Potenciales. Para actividades de mercadeo y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente. 

9. AUTORIZACIÓN

La Empresa debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera el Tratamiento.

La manifestación de voluntad del Titular puede ser expresada por escrito (formato), de forma oral (conversación telefónica, videoconferencia). 

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la Empresa, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad. 

10. ATENCION Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS 

El Titular podrá solicitar a la Empresa:

1.  Información sobre sus Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
2.  Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales.
3.  Información respecto del uso que se le ha dado por la Empresa a sus datos personales. 

La Empresa ha dispuesto que los medios para la recepción y atención de peticiones y consultas es una comunicación dirigida a PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA, Cra. 11A No. 93-93 Of 303 en la ciudad de Bogotá; ó realizar una solicitud al correo electrónico administracion@panamericaninstruments.com.co. 

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no pueda dar respuesta dentro del tiempo establecido, se informara al interesado explicando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual no excederá cinco (5) hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

11. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS 

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una base de dato debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la mencionada ley, podrán presentar una queja o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

11.1   La queja o reclamo la podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el formato que al efecto propone el Responsable. Si la queja o reclamo no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

11.2   Una vez recibida la información completa, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable; el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15 días) hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento referido y se expondrán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN 

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para esto, PANAMERICAN establece los mecanismos que permiten al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

El Titular al momento de realizar la revocatoria, debe indicar si la solicitud es sobre la totalidad de los datos personales o parcial; en este segundo caso, debe indicar con cuál tratamiento el Titular no está de acuerdo o conforme. Habrá casos en que el consentimiento (cumplimiento de un contrato) por disposición legal no podrá ser revocado. La atención de solicitudes de revocatoria no podrán exceder los plazos establecidos para atender reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. 

13. INFORMACIÓN SENSIBLE 

PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA. dentro de las actividades comerciales que realiza no requiere conocer, recolectar o almacenar datos personales sensibles, por tanto, es prohibido a las personas vinculadas con la Empresa laboral o contractualmente recolectar, utilizar o almacenar datos de esta naturaleza (artículo 5 y 6 de la Ley 1581). Por tanto no se pueden crear bases de datos que contengan esta clase de información. 

14. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES 

La contratación de los servicios prestados por PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA. debe gestionarse con personas mayores de 18 años, en este sentido, la Empresa no recolectará datos personales de niños, niñas o adolescentes. Y en caso que se requerirlo debe darse cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la Ley 1581. 

15. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 

La Empresa proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

16. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

16.1  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

16.2  Datos de naturaleza pública.

16.3  Casos de urgencia médica o sanitaria.

16.4  Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personal. 

17. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

LA EMPRESA será la responsable del tratamiento de los datos personales. El Área de Gestión Comercial será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de PANAMERICAN INSTRUMENTS LTDA. 

18. VIGENCIA 

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 31 octubre de 2016 

GRACIAS POR VISITARNOS

Esperamos nuestro contenido le haya sido útil.  Si tiene alguna inquietud adicional no dude en contactarnos, recuerde que en Panamerican Instruments estamos Siempre a su servicio. 

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